Medzi základné komunikačné prostriedky, ktoré sa používajú v personálnom manažmente patria tieto:
- personálny spis
- organizačný poriadok
- pracovný poriadok
- pracovný predpis
- mzdový poriadok
- kolektívna zmluva
- etický kódex
- predpis o predpise
Najčastejšie v praxi sa stretávame s tým, že organizácie majú vypracované – organizačný poriadok, pracovný poriadok, etický kódex, a predpis o predpise. Mzdový poriadok býva spravidla súčasťou pracovného poriadku. Kolektívnu zmluvu majú vypracovanú len tie organizácie, v ktorých funguje odborová organizácia. Hlavné negociačné (vyjednávanie) pravidlá vzájomných vzťahov a komunikácie medzi zamestnancami a zamestnávateľom sú spravidla upravené v pracovnom poriadku.
Organizačný poriadok
Je základnou organizačnou normou a zároveň komunikačným prostriedkom každej spoločnosti. Vymedzuje činnosti, právomoci, zodpovednosti, a vzťahy vo vnútri spoločnosti v priestore a v čase a je v súlade s jej organizačnou štruktúrou. Mal by nadväzovať na Zakladaciu listinu a Stanovy spoločnosti. Spravidla sa delí na dve časti:
- všeobecná časť, ktorá je spoločná pre všetky jednotky tvoriace danú spoločnosť – odštepé závody, riaditeľstvo a pod.
- osobitná časť, ktorá stanovuje pôsobnosti odborných útvarov
Obsah všeobecnej časti organizačného poriadku
- poslanie spoločnosti
- základné údaje o spoločnosti – obchodné meno, sídlo, predmet podnikania,
- orgány spoločnosti – riadiace, kontrolné, rozhodovacie, poradné
- organizačné úrovne riadenia a organizačné jednotky v systéme riadenia spoločnosti
- základnú štruktúru riadenia, pôsobnosť jednotlivých organizačných úrovni
- organizačné normy uplatňované v spoločnosti – stanovy, štatút predstavenstva, organizačný poriadok, pracovný poriadok, spisový, skartačný a archívny poriadok, normy zabezpečenia systému kvality a pod.
- organizačná štruktúra riaditeľstva a organizačných jednotiek spoločnosti, vrátane poslania jednotlivých útvarov. (odborový úsek, oddelenie , referát a pod.)
- záverečné ustanovenia – účinnosť organizačného poriadku, jeho záväznosť, výklad ustanovení
Obsah osobitnej časti organizačného poriadku
- poslanie výkonného manažmentu spoločnosti, jeho zloženie a zodpovednosť, hlavné úlohy, pre výkonný manažment, právo na uzatváranie zmlúv, vydávanie záväzných riadiacich nariadení a pod.
- práva, povinnosti a zodpovednosť vedúcich pracovníkov a ďalších pracovníkov, ktoré vyplývajú zo zákonníka práce, pracovného poriadku, kolektívnej zmluvy a ich konkretizácie v sústave organizačných a riadiacich noriem spoločnosti
- všeobecné ustanovenia pôsobnosti útvarov
- odborné pôsobnosti úsekov, odborov, a samostatných oddelení, pričom sú presne stanovené hlavné činnosti a zodpovednosť
- záverečné ustanovenia obsahujúce termín platnosti organizačného poriadku, prílohy organizačného poriadku, rôzne organizačné schémy atď.
Organizačný poriadok je záväznou komunikačnou normou preto je dôležité na prvej strane uviesť:
- meno spoločnosti, pre ktorú organizačný poriadok platí
- kto vydáva organizačný poriadok (generálny riaditeľ, riaditeľ)
- dátum nadobudnutia platnosti organizačného poriadku
- rozdelovník
Kvalitne vypracovaný organizačný poriadok prispieva k bezproblémovej vnútropodnikovej komunikácii a dotvára image každej spoločnosti. Môže obsahovať aj jeho nadväznosť na ostatné vnútropodnikové dokumenty.
Pracovný poriadok
Patrí medzi základné vnútorné normy a komunikačné prostriedky spoločnosti. Jeho cieľom je konkretizovať a spresniť všeobecne záväzne právne predpisy (ústava, ústavné zákony, nariadenia vlády, vyhlášky ministerstiev a pod.) V rámci pracovného poriadku zamestnávateľ nemôže ukladať zamestnancom ďalšie povinnosti, nemôže zakladať nové povinnosti, teda v zásade nemôže ani zvyšovať ani obmedzovať povinnosti a práva (nároky) zamestnancov nad rámec ustanovení pracovno-právnymi predpismi. Ustanovenia obsiahnuté v pracovnom poriadku musia byť v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi, nesmie im protirečiť, spochybňovať ich alebo vyvracať. Na druhej strane zamestnanec je povinný oboznámiť sa s pracovným poriadkom spoločnosti a riadiť sa ním počas trvania pracovného pomeru. Pracovný poriadok ako základnú vnútornú normu riadenia spoločnosti vypracováva personálny útvar spoločnosti pričom každý problém konzultuje s jednotlivými úsekmi spoločnosti s odbormi. Každý zamestnávateľ môže vydať pracovný poriadok. Pokiaľ sa tak rozhodne, musí pri jeho vypracování postupovať v súlade so zákonníkom práce a ostatnými zákonmi a pracovno-právnymi predpismi nariadeniami a vyhláškami ministerstiev a nadriadených orgánov.
Obsah a štruktúra pracovného poriadku
Nie sú upravené v žiadnom zákone ani predpise. Pracovný poriadne je teda výsostne dielom spoločnosti. Obsah pracovného poriadku z hľadiska vzťahov medzi spoločnosťou a zamestnancom:
- vymedzenie rozsahu pôsobnosti
- vymedzenie pracovného pomeru
- vymedzenie pracovnej disciplíny
- vymedzenie pracovného času
- vymedzenie starostlivosti o zamestnancov
- vymedzenie oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci
Ak organizácia nemá spracovaný samostatný mzdový poriadok, vtedy by mal pracovný poriadok obsahovať aj:
- stanovenie mzdy,
- stanovenie postupov pri náhrade výdavkov
- stať o náhradách škody
- dohody o prácach, ktoré vykonávajú zamestnanci mimo pracovného pomeru
Pracovný predpis
Pracovný predpis je vnútornou normou, ktorá upravuje vnútropodnikovú komunikáciu jednotlivých orgánov. Upravuje pracovné postupy právomoci, a zodpovednosť za činnosť a produkty spoločnosti. Stanovuje zásady tvorby, schvalovania, zmien, vydávania distribúcie používania a rušenia vnútorných noriem spoločnosti. Obsah pracovného predpisu :
- zoznam používaných skratiek spoločnosti
- skrátené označovanie odborov spoločnosti podľa OŠ
- systém číslovania vnútorných predpisov
- vymedzenie používaných pojmov
- sústavu všeobecne záväzných právnych predpisov a noriem pre riadenie spoločnosti